A tavalyi iratoktól nem férsz? Jó lenne átláthatóbb, rendezettebb irodában dolgozni? Akkor itt az ideje az iratrendezésnek!
Íme 7 ok, amiért érdemes megtenni:
- Átláthatóság
Ha az iratok év szerint vannak rendszerezve, könnyebben megtalálható egy adott dokumentum, ha szükséged van rá. Csökken a kereséssel töltött idő és az ebből adódó stressz.
- Hatékony helyhasználat
Az aktuális év dokumentumai előtérben maradhatnak, míg a tavalyi iratok archiválva kevesebb helyet foglalnak el a mindennapi munkaterületen.
- Jogszabályi megfelelés
Bizonyos iratok (pl. pénzügyi dokumentumok) tárolása törvényileg meghatározott ideig kötelező. A tavalyi anyagokat rendezve könnyebb ellenőrizni, hogy minden szabályos legyen.
- Könnyebb selejtezés
A 2024-es iratok rendezése során átnézheted, mi az, amit még meg kell tartani, és mi az, amit már megsemmisíthetsz. Ez segít csökkenteni a felesleges papírmennyiséget.
- Rendszerezett benyomás
Egy jól szervezett iroda profizmust sugároz, és a munkakörnyezet tisztább, rendezettebb érzetet kelt. Ez különösen fontos, ha ügyfelekkel találkozol.
- Kockázatcsökkentés
A fontos iratok különválasztásával csökkented annak kockázatát, hogy véletlenül kidobod, elkevered vagy károsítod azokat. A régebbi iratok archiválása biztosítja, hogy biztonságos helyen legyenek.
- Fókusz az aktuális évre
A tavalyi iratok különválasztásával az idei feladatokra koncentrálhatsz, anélkül, hogy a régi dokumentumok elterelnék a figyelmet.
A rendszerezéshez szükséged lehet archiváló dobozokra, konténerekre!