A nyár sok irodában lassabb időszak, de pont ez az egyik legjobb alkalom arra, hogy rendet tegyünk – nem csak a fiókokban, hanem a gondolkodásban is. A szezonális irodarendezés nem „nagytakarítás”, hanem egy tudatos szelektálás: mi az, ami tényleg kell, és mi az, ami csak foglalja a helyet.
Az első lépés mindig a selejtezés.
Papírok, régi nyomtatványok, elavult jegyzetek, törött eszközök – ezek lassan, észrevétlenül halmozódnak fel. Az iroda akkor működik jól, ha nem egy raktár, hanem egy tiszta, átlátható tér. Érdemes minden asztalnál és tárolónál külön ránézni: használjuk ezt még? Ha a válasz nem egyértelmű igen, akkor valószínűleg nincs rá szükség.
A második lépés a rendszerezés.
Nem elég kidobni a felesleget, helyet is kell teremteni annak, ami marad. Egységes mappázás, jelölések, digitális archiválás – ezek mind csökkentik a „keresgélési időt”, ami egy iroda egyik legnagyobb rejtett költsége.
Harmadik lépes az eszközök frissítése.
A nyári rendezés tökéletes alkalom arra is, hogy lecseréljük a kopott, elhasznált prezentációs eszközöket. Ilyenkor érdemes új flipchartokat beszerezni, mert ezek nem csak vizuális eszközök, hanem a meetingek „gondolkodó felületei”. Egy stabil, tiszta, jól használható flipchart teljesen más energiát ad egy megbeszélésnek, mint egy recsegő, foltos régi darab.