Minden évben bekövetkezik az a szörnyűség, hogy a hosszabb és jól sikerült karácsonyi- szilveszteri ünneplésnek egyszer csak vége szakad, és újra kezdődik a munka – ráadásul januárban.
Nehéz napok
Az év eleje minden irodában és vállalkozásban különleges időszak, amikor az év végi ünnepek lezárultával vissza kell térni a mindennapi feladatokhoz, miközben számtalan adminisztratív és stratégiai teendő vár megoldásra. Megkezdődik az előző év értékelése, az újesztendő céljainak kitűzése, és sok egyéb feladat, amelyek elősegítik a gördülékeny, produktív és hosszú távon fenntartható működés biztosítását.
A visszatérés kihívásai
Januárban a legtöbb munkavállalóra jellemző, hogy kevés lendülettel, motivációval tér vissza, a hideg, rövid nappalok és szezonális levertség tovább nehezítik az alkalmazkodást. Kutatások szerint ez az év egyik legkevésbé produktív időszaka, ezért különösen fontos, hogy már az év első heteiben tudatos tervezéssel, jól átgondolt feladatlistával szervezzük meg mindennapjainkat.
Dokumentáció és adatrendezés
Az adminisztratív feladatok közül kiemelt fontosságú a tavalyi évről szóló dokumentumok, pénzügyi információk, szerződések és régi levelek rendezése, archiválása vagy törlése. Érdemes már év elején rendet tenni az e-mailek, digitális és papíros adatbázisok között, megszabadulni a felesleges előfizetésektől. Ez nemcsak az átláthatóság, hanem az egyes adatvédelmi és egyéb jogszabály-változásoknak való megfelelés szempontjából is kulcsfontosságú lépés.
Technikai feltételek
Többnyire az év elejéhez kapcsolódik a technikai feltételek biztosításának áttekintése is. A technológia folyamatos betörésével évről-évre változik az irodák irodai-eszköz igénye. Át kell tekinteni az előző évben felhasznált anyag-mennyiséget és megtervezni az új év igényei szerinti ellátást. Ezzel együtt fel kell mérni az ehhez kapcsolódó beszállítói kínálatot az árak és szolgáltatások lehetőségeit.
Folyamatok és rendszerek egyszerűsítése
Az évindítás remek alkalom arra is, hogy áttekintsük és egyszerűsítsük a napi működésünket támogató rendszereket és folyamatokat. Nézzük át, mi működött hatékonyan az előző évben, hol akadtak le vagy merültek feledésbe egyes ügyek. Automatizáljunk, ahol lehet, szüntessük meg a felesleges vagy ismétlődő teendőket. A könnyen átlátható, naprakész működési rend hozzájárul ahhoz is, hogy hosszabb távon is fegyelmezetten és eredményesen dolgozzunk.
Képzés és felvétel
Január-február a legkedvezőbb időszak új munkatársak toborzására és a meglévők képzési programjainak elindítására. Érdemes az első hónapokra tenni a szükséges oktatásokat de az évkezdet különösen jó alkalom a személyes teljesítményértékelések, motivációs és karriertervezési beszélgetések lebonyolítására is. A leggyakrabban erre az időpontra koncentrálnak az új munkatársak felvételére, illetve az esetleges áthelyezésekre vagy felmondásokra.
Új rendszerek és képzési platformok bevezetése
Az új évet többnyire új költségvetési keretek kísérik – ez lehetőséget teremt modernizálásra, például új oktatási, projektmenedzsment, kommunikációs rendszerek bevezetésére is. Fontos, hogy a fejlesztéseket minden munkatárs értsen, véleményezzük velük a változásokat, és csak olyan újítást vezessünk be, amely valós problémákra kínál jobb megoldást.